Comparación de propuestas de alquiler de carpas
Al planificar un evento que requiere una carpa, las personas a menudo solicitarán propuestas de varios proveedores de alquiler de carpas. Al comparar estas propuestas, es importante considerar todos los elementos de la propuesta y no solo el precio. ¿Compararía los precios de diferentes concesionarios de automóviles sin saber qué automóvil estaban vendiendo? El precio cotizado también puede terminar siendo muy diferente a su factura final y los servicios y estructuras que reciba pueden representar una propuesta de valor muy diferente. Aquí hay algunos elementos que debe considerar.
La estructura que alquila puede ser nueva o usada. Si se usa la carpa, asegúrese de que se especifique la condición de la tela para que reciba una estructura que sea compatible con sus expectativas. Una carpa que se usa, pero en excelentes condiciones, se verá muy diferente a una que esté clasificada como regular o grado B. Además, asegúrese de que la empresa de alquiler de carpas le proporcione una carpa limpia, ya que algunos proveedores pueden no limpiar su equipo después cada evento.
Las alturas estándar de las paredes laterales varían según la compañía renal de la carpa. Algunas empresas de alquiler de carpas usan una pared lateral estándar de 7 pies mientras que otras usan carpas de 8 pies. Las carpas más grandes se ven y funcionan mejor con paredes laterales aún más altas. La altura insuficiente de las paredes laterales puede hacer que una estructura parezca estrecha y no proporciona suficiente flujo de aire para tiendas de campaña más grandes. Asegúrese de que la altura de la pared lateral esté especificada y sea comparable.
A veces, las empresas de alquiler de carpas utilizarán varias carpas para proporcionar los pies cuadrados especificados en la propuesta. Esto no es necesariamente algo malo, pero para algunos eventos, esto puede significar trabajar alrededor de las estructuras de seguridad de las carpas en lo que de otra manera sería un espacio para eventos utilizable. Verifique que la cantidad de carpas y los estilos de carpa estén especificados en su propuesta. Esto le ayudará a evitar ajustes de última hora para trabajar alrededor de cables y estacas o sistemas de ponderación dentro de su tienda.
Los períodos de alquiler pueden variar ampliamente entre las empresas de alquiler de carpas. Dependiendo del tamaño de la carpa, algunas empresas pueden proporcionarle varios días a cada lado del período del evento para permitir la flexibilidad de instalación y extracción. Otras empresas pueden tener muy poca flexibilidad y cobrar tarifas por la instalación anticipada o la eliminación tardía, independientemente del motivo. Asegúrese de comprender las tarifas adicionales asociadas con los términos del período de alquiler y las excepciones a sus contratos o propuestas.
Los eventos rara vez funcionan perfectamente y la forma en que responda a los contratiempos menores y, en ocasiones, importantes puede tener un gran impacto en su evento. Ocasionalmente, necesitará los servicios del personal de su empresa de alquiler de carpas. Su acuerdo debe especificar la disponibilidad del personal de la empresa de alquiler de carpas durante su evento y si tienen servicio de emergencia las 24 horas. La capacidad de respuesta a sus necesidades urgentes es parte del servicio que debe brindar una empresa de alquiler de carpas, así que asegúrese de que esté documentado y de que conoce los cargos asociados con ese servicio.
También puede ser muy importante saber cuánto inventario de reemplazo apropiado tiene disponible su compañía de alquiler de carpas. A veces, tener una carpa de reemplazo adecuada, en caso de un contratiempo, puede evitar que tenga que cancelar su evento.
El seguro es siempre una consideración importante cuando se trata de equipos de instalación, estructuras grandes y muchos invitados. Solicite certificados de seguro para compensación de trabajadores y cobertura de responsabilidad y compare todos los montos, términos y limitaciones de la cobertura. Asegúrese de estar satisfecho con la cobertura y observe las diferencias entre los proveedores. Podría terminar siendo responsable de cualquier déficit en la cobertura si ocurre un accidente.
Tómese el tiempo para leer y comparar los términos y condiciones en la letra pequeña. Contendrá muchas disposiciones importantes que afectarán su servicio y determinarán su factura final. Puede haber una gran variación en estas estipulaciones legales. Si encuentra algo que no le gusta, pida que se modifique.
Un tema recurrente en esta discusión es asegurarse de que todas las consideraciones importantes estén documentadas en su acuerdo. Si no está incluido, solicite que se incluya. Y proporcione a cada empresa de alquiler de carpas la misma información completa para la presentación de su propuesta. Si comienzan con la misma información, es probable que estén mucho más cerca de presentar propuestas comparables, lo que significa menos diferencias significativas para que las resuelva.
El precio de la propuesta es muy importante. Sin embargo, puede que no sea el precio final y podría incluir algunos riesgos y limitaciones del servicio que lo incomoden. Tómese el tiempo para comprender y comparar completamente sus propuestas de alquiler de carpas y tomar la mejor decisión para usted.
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